PTA広報紙の作り方

PTAの広報担当になってしまったら

この記事は、学校PTAの広報担当、広報委員を引き受けることになって、自前で紙面を作らなければならない方々へ向けて書いています。

PTA活動自体は全国的に縮小化する傾向にあるとはいえ、一方で気合十分!先生方よりも元気な保護者の方がPTAを牽引しているところもあるでしょう。

こうしたPTA事情があるなかで、広報担当(委員)となって、活動中に数回の紙面を作らなければならない、日頃やらない作業をするのはとても大変なことかと察します。

写真を撮ったり、記事を書いたりするのはまだいいけれど、

「そもそもパソコン作業は苦手だし」、

「パソコンは使えるけど、どうやればいい?」

「印刷はどうすればいい?』

など、いくつもの壁にあたってしまいます。
そんな悩みを抱えているお母さん、お父さんのために、記事の内容や編集にオススメのソフトや編集方法、印刷方法などについて詳しく丁寧にご紹介していきます。

PTA広報紙の目的

PTA広報紙は、子供の通う学校のPTA活動や学校行事などの様子を他のPTA会員(保護者)や近隣の住民、近隣の学校に発信することが目的です。

「今年度、PTAや学校ではこんなことをやっていますよ〜」
ということが伝わればそれでいいのです。

ですから、紙面はデザイン性に富む必要もなければ、たくさんの写真を貼り付ける必要もないのです。
また豊かな表現力も必要ありません。
言ってしまえば、" Simple is Best! " 淡々と事実を記載していく。これに尽きるのです。

PTA広報紙の内容

ですから、内容も発行日までに行われたPTA活動や学校行事をメインにすればそれで十分です。
また、その全てを取り扱う必要もなく、載せられる範囲内で内容を選ぶのが良いでしょう。

定番は先生紹介

年度始め広報紙の定番と言っていい内容です。校長、副校長(教頭)、教務主任、各担任、専科〜非常勤講師、保健室の先生、事務さん、栄養士さん、技能員さん、給食調理員さんなどなど、学校にかかわる方をとりあげていきます。

またその年度のPTA会長さんや、そのほかの役を引き受けてくださっている方の写真やお名前などを記載することも多いです。

年度始め、「4月の学校だより」には、こうした内容が正式な役職名で記載されていますので、広報紙作成のために大事に保管しておきましょう。

その他、よくあるのは、別にアンケートをとり(この学校の好きなところは?のような)、その答えと一緒に掲載することがあります。

学校にかかわるボランティアさんも記事になる!

PTA活動以外のところで、子供達のためにボランティアとして学校に来られている方々もいらっしゃいます。

よくあるボランティアとしては、「読書ボランティア」「読み聞かせボランティア」といった図書系のボランティアさん達です。

「おやじの会」なんていうお父さん中心のボランティアもありますね。

このような方々の活動も是非、記事として掲載し、活動していることを広報するのが良いです。

年間行事予定表と各学年の小さなイベント

記事になる内容を見つけるうえで、欠かせないのは年度始めに学校から配られる年間行事予定表です。

前年度からの引き継ぎで、PTA活動が予定に組み込まれている場合もあれば、これから追加されていくこともあります。時々、PTAの窓口の先生と確認をしながら、写真を撮りに行く日の計画を立てておくとよいでしょう。

まだ、学校全体の行事ではなく、各学年ごとの行事や校外での学習活動もあります。
遠くまで出かける遠足や宿泊行事に同行することは難しいですが、学校の周りを散策したり探検するような学習では写真を撮ることも可能ですので、事前に学校と相談をして担当者を決めておけば、日頃見られない子供達の様子を記事にすることができるでしょう。

前年までの内容を踏襲して

いずれにしても前年までの内容を踏襲するというのが最も簡単かもしれませんが、その全てを同じように作る必要はありません。今年は今年。できる範囲で載せられそうな記事を見つけてみてください。

紙面づくりにはパワーポイントが向いている

当社や同様の会社、または個人のデザイナーさんが紙面を作成する場合は、イラストレーターやフォトショップといったプロ向けのソフトを使用します。こうしたソフトは月額の課金制となっているほか、初めて編集をする方が使いこなせるようなるには時間がかかってしまいます。

PTA広報担当者さんのように
「毎年担当者が変わる」、
「予算が限られている」、
「PTAで使えるパソコンに入っているソフトが少ない」、
という条件で作成することを考えれば、マイクロソフトのパワーポイントをお勧めします。

ワード(Word), エクセル(Excel)が向かない理由

PTAで使用できるパソコンに入っているソフトで、かつ自宅でも編集の続きができるソフトとなれば、ワード、エクセル、パワーポイントの3種類になるかと思います。(パブリッシャーもある場合があります。その場合はどちらでも)

3つの中でワードは文書作成、エクセルは表計算、パワーポイントはプレゼンレーションが主な機能です。

PTA広報紙に必要な機能は文章の入力と画像の貼り付けです。
そして、最も重要なのは文章や画像を好みの場所に自由に配置できること

ワードは行が邪魔をする

文章を入力するうえで、ワードは使いやすそうですが、画像を同時に配置した時に、文章との重なりや回り込みといったことが面倒になってきます。
また、ページが行に従って進んでいくの、途中の文章を変えると他の部分に影響がでてしまいます。

エクセルは改行がズレやすい

エクセルで文章を入力するエリア、画像を貼り付けるエリアをセルで区分けして紙面を作られる場合があります。
この方法はワードよりも比較的作りやすいかと思います。しかし、セルの中での改行が思ったように反映されず、テキストボックスで全て対処しようとする方も時々いらっしゃいます。

エクセルは後述する印刷にもあまり対応していない場合が多いので、エクセルでの作成は避けたほうが無難です。
これはエクセルが良くないというのではなく、表計算が主たる機能ゆえに、広報紙作成には向いていないという意味です。

だから自由度の高いパワーポイント(Power Point)

ワードやエクセルで改行のズレや配置に困って、テキストボックスを使用するのであれば、最初から全てがテキストボックスで配置できるパワーポイントを使用するのがベターです。

プレゼンテーションを目的としていますので、文字や画像の配置場所は自由に設定できます。

一箇所を変更したからといって他がズレるといったこともなく、画像の縦横の位置を揃えることも比較的容易です。

最初に用紙サイズの設定だけは必要

一点だけ、最初に設定しなければならないことは、作業画面を印刷する際の用紙サイズに設定するということです。
初期設定ではプレゼンテーションによくあるサイズになっていますので、設定からテンプレートのサイズ変更が必要です。

PTA広報紙でよくあるサイズはA4(縦297mm 横210mm)の両面印刷か、
A4の4ページ分にあたるA3(縦297mm 横420mm)の両面印刷です。

パワーポイントを立ち上げて、最初に設定で印刷するサイズに変更してから作成を始めてください。

ささやかながら

パワーポイントのサイズ変更の手順はこちら。

A3サイズの紙面サンプルをダウンロードされる方はこちらをクリックしてください。

印刷は業者発注が安くてキレイで手間も少ない

紙面が大凡できあがり、 他のPTA役員・委員や学校に校正をかけ、さぁいよいよ印刷となった時に、また一つ「どうしよう?」が出てきます。印刷をどうするか。

自前のカラー印刷は割高で手間もかかる

昨今ほとんどの学校のPTA広報紙はカラーで印刷されています。いわゆるコピー用紙に印刷されているところもあれば、光沢紙(つるつるした手触りの紙)に印刷されているところもあります。

全て自前で(PTAで使える設備で)印刷をする場合に必要なものは、
・用紙(予備を含む)
・インク代
・枚数分印刷する時間
です。

両面印刷する場合は、片側を印刷して、インクが乾いてからもう片側を印刷するか、一度に両面を印刷するかといった方法があります。

実際、この方法で印刷をすると配付枚数にもよりますが、半日は覚悟しなければなりません。

そして、枚数が増えれば増えるほど時間がかかります。

インターネット入稿できる印刷業者に頼む

こうした手間を一切に請け負ってくれるのが印刷業者です。
あくまで印刷業者ですので、デザイン業者(うちのような会社)とは区別してください。
※入稿(にゅうこう)とは、作った紙面データを印刷業者に送ることを言います。

業者は3種類です

・デザインだけの会社(←うちの会社)
・印刷がメインの会社(←オススメ)
・デザインと印刷をセットにしてる会社 コンサートプログラムをつくる会社に多い

ここでお勧めしているのは印刷をメインにしている会社のことです。もちろん大手はデザインもしてくれますが、デザイン料は別物と考えてください。

広報紙の場合はなるべく担当者さんで紙面づくり(デザイン)をして、印刷だけ業者に発注するのが、出来上がった時に満足できます。
(どうしても紙面づくりが難しい場合は、当社でもお手伝いはいたします。その際の印刷はやはり実費負担となります。なぜなら、その方がキレイで安いからです。)

印刷業者に頼んだ時の費用

あくまで参考値です。細かな価格の変動はありますので、その都度調べてみてください。
用紙サイズと枚数を注文 → 支払い → データの入稿 という流れが一般的です。
支払い方法も、コンビニ払いやカード払いなど多くの方法に対応しているので、実態に合わせて選んでください。

次の価格は
・用紙サイズ A3
・光沢紙を使用
・両面カラー印刷
・枚数 500枚 または1000枚
・データ入稿から仕上がりまでの日数
を8日程度としたときの参考価格です。

価格
・500枚 なら6,000円前後
・1,000枚なら7,000円前後
大抵は送料・税込みです。

この他に加工(商品が届いた時に2つ折りになっている)を依頼すると料金は1,000円程度加算されます。

この程度の予算であれば、広報担当に割り当てられた予算内で十分に対応可能かと考えられます。

印刷業者としては、プ○ント○ックさんや、○京○ラー印刷さんなどが有名ですが、地元の印刷業者さんに問い合わせてみると融通を利かせてくれるかもしれませんね。

PTA広報紙作成の注意点

最後のにPTA広報紙作成の注意点をまとめておきます。
学校に限らず、公の機関から発行されるものは本人や保護者の許可があっても、個人を特定できるような内容を嫌う傾向があります。

・子供達の名前がハッキリとわかるもの
・個人が特定できる画像
・その作品 など

こうした内容を載せる場合は、学校によく確認してもらってから掲載するようにしましょう。
広報紙がどの範囲に配られるのかそうしたことも常に頭の片隅においてください。

1ないし2年間のPTA活動は、意外と早く過ぎていきますが、その間でもいろいろ悩ましいことが起きてしまうのもまたよくあることです。無理せず楽しく活動できることをお祈りしています。